1 · Der Rechner
Gib die Eckdaten ein — alle Ergebnisse aktualisieren sich sofort.
Alle, die eingeladen sind — auch die, die „nur zuhören“.
Kalender-Klassiker: 30 oder 60. Muss es das sein?
Durchschnitt über alle Teilnehmenden. Grobe Schätzung reicht völlig.
Eine Arbeitsstunde kostet den Arbeitgeber mehr als das Bruttogehalt: Sozialversicherungsbeiträge, Umlagen, Arbeitsplatz, IT, Verwaltung. 1,3 ist eine übliche, eher konservative Annahme für Deutschland.
Agenda lesen, Folien bauen, Protokoll schreiben, gedanklich wieder in die eigentliche Arbeit finden.
Der Jour fixe wirkt harmlos — bis man ihn aufs Jahr hochrechnet.
So rechnen wir — alle Annahmen offen
- 1.720 produktive Stunden pro Jahr: ca. 220 Arbeitstage à 7,8 Stunden ergeben rund 1.716 Stunden — wir runden auf 1.720. Urlaub, Feiertage und durchschnittliche Krankheitstage sind bereits herausgerechnet.
- Stundensatz pro Person = Brutto-Jahresgehalt × Arbeitgeberkosten-Faktor ÷ 1.720. Bei 60.000 € und Faktor 1,3 sind das rund 45 € pro Stunde.
- Arbeitgeberkosten-Faktor 1,3: deckt Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (~21 %) plus einen Anteil für Arbeitsplatz und Overhead ab. Vollkostenrechnungen kommen oft auf 1,5–1,7 — unser Default ist bewusst vorsichtig.
- Gesamtkosten = Teilnehmerzahl × (Dauer + Vor-/Nachbereitung) × Minutensatz pro Person.
- Jahreshochrechnung: wöchentlich = × 46 Arbeitswochen, täglich = × 220 Arbeitstage.
- Nicht enthalten: Kontextwechsel-Kosten (nach Unterbrechungen dauert es im Schnitt über 20 Minuten, wieder konzentriert zu arbeiten), Reisezeiten, Opportunitätskosten. Die echte Zahl ist also eher höher.
2 · Live-Modus: die Kostenuhr
Starte die Uhr, wenn das Meeting beginnt — sie nutzt die Werte aus dem Rechner oben (ohne Vor-/Nachbereitung) und tickt sekündlich mit.
Endabrechnung
3 · Die Diagnose: Braucht es dieses Meeting?
Acht Fragen, abgeleitet aus der Meeting-Forschung von Steven Rogelberg, Joseph Allen und Kolleg:innen. Antworte ehrlich — die Ampel unten wertet live aus.
Diagnose-Historie & Trend
Halte das Ampel-Ergebnis über die Zeit fest — etwa nach jedem Jour fixe — und sieh, ob eure Meetings besser werden.
4 · Bericht: kopieren & drucken
Nimm Kalkulation und Diagnose mit — als formatierten Text für Chat oder Mail, oder als Ausdruck für die nächste Meeting-Diskussion.
5 · Meeting-Profile
Speichere wiederkehrende Meetings (Jour fixe, Sprint-Review, Lenkungskreis …) als benanntes Profil und lade sie mit einem Klick zurück — inklusive Diagnose-Antworten. JSON-Export/-Import dient als Backup.
6 · Quellen & Forschungsbezüge
Das Tool ist zugespitzt, aber nicht ausgedacht. Die Diagnose-Fragen und Empfehlungen stützen sich auf diese Arbeiten:
- Rogelberg, S. G. (2019): The Surprising Science of Meetings. Oxford University Press. Kernbefunde: Meetings gelingen mit bewusster Führung — echte Agenda mit Entscheidungspunkten, kleiner Teilnehmerkreis, aktive Moderation, bewusst gewählte (oft kürzere) Dauer.
- Allen, J. A.; Lehmann-Willenbrock, N.; Rogelberg, S. G. (Hrsg., 2015): The Cambridge Handbook of Meeting Science. Cambridge University Press. Überblick über den Forschungsstand: Meeting-Design, Pünktlichkeit, Beteiligung und Nachbereitung als messbare Erfolgsfaktoren.
- Rogelberg, S. G.; Leach, D. J.; Warr, P. B.; Burnfield, J. L. (2006): „Not Another Meeting!“ Journal of Applied Psychology, 91(1). Meeting-Last hängt messbar mit Wohlbefinden und wahrgenommener Produktivität zusammen — besonders bei Menschen mit hohem Konzentrationsanteil in der Arbeit.
- Mroz, J. E.; Allen, J. A.; Verhoeven, D. C.; Shuffler, M. L. (2018): „Do We Really Need Another Meeting?“ Current Directions in Psychological Science, 27(6). Meta-Perspektive: Was Meetings wirksam macht — und wann Alternativen (asynchron, Mail, Doku) überlegen sind.
- Perlow, L. A.; Hadley, C. N.; Eun, E. (2017): „Stop the Meeting Madness.“ Harvard Business Review, Juli–August 2017. Führungskräfte verbringen im Schnitt fast 23 Stunden pro Woche in Meetings; strukturierte Meeting-Audits setzen erhebliche Zeit frei.
- Parkinson, C. N. (1955): „Parkinson’s Law.“ The Economist. „Arbeit dehnt sich in dem Maß aus, wie Zeit für sie zur Verfügung steht“ — der Grund, warum 60-Minuten-Slots fast immer 60 Minuten dauern.
Die Kostenrechnung selbst (1.720 Stunden, Faktor 1,3) ist eine transparente Konvention, keine Studie — alle Annahmen stehen oben im Abschnitt „So rechnen wir“.